A empresa que deseja estar adequada à Lei Geral de Proteção de Dados – LGPD precisa entender quais os riscos da sua atividade e como atuar com as áreas da empresa. A área de Recursos Humanos (RH), para que possa desenvolver suas atividades rotineiras, pode tratar um grande volume de Dados Pessoais e Dados Pessoais Sensíveis, principalmente na fase de recrutamento e seleção. Assim, é importante dividir em três fases o tratamento de dados para entender os riscos e fluxos adequados, quais sejam: Fase Pré-Contratual, Fase Contratual e Fase Pós-Contratual.
Inicialmente, na Fase Pré-Contratual, a empresa deve estar atenta para que o anúncio das vagas solicite apenas os requisitos estritamente necessários ao exercício da função para a qual irá ser realizada a contratação, além de evitar que sejam requeridos Dados Pessoais Sensíveis.
Neste processo de recrutamento do colaborador, o recebimento de currículos merece destaque, uma vez que estes documentos possuem uma grande variedade de Dados Pessoais e a empresa poderá receber de qualquer indivíduo. Sendo assim, é importante que o recebimento dos currículos seja concentrado em apenas um local, como um endereço de e-mail específico para essa demanda.
Ao final do processo de recrutamento, os currículos dos candidatos deverão ser eliminados de forma que os Dados Pessoais não possam ser identificados. Vale reforçar que os dados poderão ser mantidos pela empresa mediante o consentimento do titular, com o objetivo de disputar oportunidades futuras ou para enviar a outras organizações.
Dando início a elaboração do contrato de trabalho deverão ser inseridas cláusulas referentes à proteção de Dados Pessoais, além de ser importante a elaboração de documento que especifique ao trabalhador a forma como a empresa realiza o tratamento de seus dados. Além disso, é importante analisar quais documentos estão sendo solicitados aos colaboradores, a fim de evitar a coleta excessiva de dados pessoais, infringindo, assim, a LGPD.
Encerrada a etapa de contratação, se inicia o período de vigência do contrato e com isso começa a Fase Contratual. Neste momento, a área de Recursos Humanos e o Data Protection Officer (DPO) da empresa precisam trabalhar em conjunto para que promovam a realização de treinamentos baseados nas atividades rotineiras de tratamentos de dados e nos instrumentos de proteção de Dados Pessoais que a organização possui, como por exemplo, a Política de Privacidade.
Por fim, a Fase Pós-Contratual consiste no período em que os dados do colaborador são mantidos nos registros da empresa após o encerramento do contrato de trabalho.
Com o término do vínculo contratual entre o colaborador e a empresa, os documentos do trabalhador juntados durante o período de vigência do contrato devem ser eliminados de forma adequada. No entanto, muitas organizações armazenam essas informações por um período excedente com relação ao que a legislação exige, uma vez que podem se tornar provas em processos judiciais, por exemplo. No entanto, é crucial a empresa elaborar um prazo correto para descarte dos documentos, de forma que a empresa não corra riscos e que os dados pessoais não possam ser identificados ao ser descartado.
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